L'expertise FM et les compétences numériques au service d'une construction avec une exploitation optimale

• Définition des exigences du FM
• Réalisation de revues de l'état de la planification du point de vue de l'exploitation
• Calcul et optimisation des coûts d'exploitation et de cycle de vie
• Conception des données et des systèmes CAFM nécessaires à l'exploitation
• Développement du concept d'exploitation et des concepts détaillés
• Soutien à la mise en place et à l'implémentation de l'organisation FM
• Soutien lors du transfert de l'ouvrage en exploitation

Les réflexions sur la durabilité et les efforts de numérisation marquent de plus en plus notre quotidien. Cela se ressent à de nombreux niveaux dans la gestion du parc immobilier : alors que l'efficacité et la réduction des coûts étaient jusqu'à présent au centre des préoccupations, la transparence, la mesurabilité et les valeurs de comparaison sont de plus en plus considérées comme des facteurs critiques de réussite. Ces exigences liées à l'exploitation des bâtiments doivent être prises en compte dès le processus de planification et de construction, afin que l'ouvrage puisse être remis en service sans problème une fois terminé.

En tant que lien entre les différents rôles et phases, le FM d'accompagnement de la planification et de la construction joue un rôle clé. Nous proposons à cet effet des prestations complètes dans toutes les phases de la construction, de l'étude préliminaire, de l'avant-projet et du projet de construction au projet d'exécution et à la mise en service, en passant par la procédure d'autorisation et l'appel d'offres. D'une part, nous nous occupons de l'optimisation de l'ouvrage du point de vue de l'exploitation, de l'optimisation des coûts du cycle de vie et des exigences en matière de durabilité. D'autre part, nous vous conseillons sur les questions relatives aux données et aux systèmes ainsi qu'à l'exploitation. Nos analyses de surfaces et de coûts se basent sur le FM Monitor, le plus grand pool de données de Facility Management de Suisse.

Un concept d'exploitation représente tous les processus importants pour l'exploitation et la fourniture de prestations autour de la gestion d'un bien immobilier. D'une part, il définit les compétences dans le FM commercial, technique et infrastructurel et, d'autre part, il règle les interfaces correspondantes entre les utilisateurs, les locataires et d'autres parties éventuelles. La transformation numérique et les exigences en matière de durabilité modifient substantiellement l'exploitation immobilière. Les données relatives à l'organisation de l'exploitation, au plan de maintenance, aux coûts d'exploitation, au nettoyage ou au concept de gestion des déchets sont de plus en plus complétées par des questions relatives à la gestion centrale des données d'exploitation ou à l'interconnexion de différents systèmes de la technique du bâtiment et des systèmes d'exploitation. Nous couvrons aussi bien les contenus "classiques" que les contenus axés sur les données et veillons à ce que vos directives d'exploitation soient prises en compte dans le processus de planification et de construction.

Vous avez le choix entre consigner le concept d'exploitation dans un document ou le mettre à disposition sous forme numérique. La dernière solution offre quelques avantages. Par exemple, l'accès mobile et une présentation intuitive sont possibles, les termes peuvent être trouvés sans effort grâce à la recherche thématique, le multilinguisme est garanti, des workflows d'approbation peuvent être créés et surtout : en cas d'adaptations futures des processus ou des niveaux de service, l'effort est incomparablement moins important. 

Des concepts complémentaires sont généralement nécessaires pour compléter le concept d'exploitation. Ils décrivent par exemple de manière générale comment un site est desservi du point de vue de la logistique ou comment la facturation de l'énergie et des fluides est effectuée en combinaison avec un regroupement pour la consommation propre (RCP). Si nécessaire, nous élaborons des concepts détaillés, comme par exemple des concepts de parking, des concepts d'élimination des déchets ou des concepts d'évacuation.

La stratégie de sourcing est déterminée sur la base des processus d'exploitation définis dans le concept d'exploitation (Make-or-Buy). Si les prestations sont réalisées avec des collaborateurs internes, il convient de concevoir une organisation d'exploitation et de quantifier les ressources nécessaires. Nous calculons le nombre de collaborateurs nécessaires à l'aide de l'outil de calcul pom+quanto et vous aidons à mettre en place une organisation opérationnelle efficace. Si l'exploitation future du bâtiment se fait avec des prestataires externes, nous vous aidons à acheter les prestations à l'extérieur (appels d'offres FM).

Afin de garantir que la planification et la réalisation de l'ouvrage permettent une exploitation appropriée du bâtiment, nous effectuons des revues FM. Pour ce faire, nous avons recours à une "Checklist” basée sur une base de données et comprenant plus de 400 points de contrôle. Elle se base sur les connaissances que nous avons acquises au cours de plus de 80 projets réalisés et est constamment élargie. Nous nous assurons ainsi que toutes les exigences et normes soient respectées et que vos instructions soient mises en œuvre.

La "Checklist” repose sur le principe de base selon lequel chaque exigence opérationnelle est toujours liée à une surface, comme une salle de réunion, ou à une installation technique, comme un système de ventilation. Chaque point de contrôle est référencé à l'aide des attributs suivants : type d'objet, phase du projet, processus de gestion et responsabilité (construction ou exploitation). L'examen a généralement lieu à la fin des phases d'avant-projet et de construction. La révision FM de l'état de la planification a alors lieu au moyen de la liste de contrôle établie pour le projet spécifique.

L'approche intégrale de l'immobilier implique une vision globale des coûts. La détermination et l'évaluation des "Life Cycle Costs" (LCC) et des coûts d'exploitation sont donc une priorité dans nos mandats pbFM. Pour représenter les coûts de manière globale, nous utilisons une série de méthodes et de pools de données, comme par exemple le Life Cycle Cost Calculators, l'outil de calcul pom+quanto ou les benchmarks du FM Monitor. 

Les données immobilières sont de plus en plus importantes pour les acteurs dans le domaine. Elles permettent par exemple de déterminer la durabilité d'un bâtiment, d'automatiser des processus, d'identifier des modèles, de faire des prévisions ou de mettre en évidence des corrélations.

Cela présuppose que les données pertinentes sont disponibles dans l'entreprise et qu'elles sont gérées dans les systèmes informatiques. Les exigences spécifiques aux données doivent donc être introduites avant le début des travaux et définies par processus ou par "use case”. Nous vous assistons dans la collecte et la formulation de vos exigences et nous nous assurons qu'elles sont conformes à la protection des données. Si nécessaire, nous vous soutenons également dans le développement d'une stratégie de données globale, dans les questions de gouvernance des données ou dans la gestion des données.

La mise en service de grands bâtiments est un défi. Cela est dû à la complexité croissante des contextes et à la coordination des corps de métier. Souvent, la phase de mise en service n'est pas suffisamment planifiée, le temps est trop court ou les retards de construction doivent être compensés par le raccourcissement de la mise en service. Pourtant, une procédure méthodique et structurée est nécessaire pour que le passage en exploitation se déroule sans accroc. C'est la seule façon de garantir que l'interaction entre les processus de construction, de technique du bâtiment et d'exploitation puisse être identifiée et gérée à temps et de manière ciblée.

Nous vous accompagnons dans la phase de transition entre l'exécution et la mise en service en planifiant, en accompagnant et en documentant les interdépendances entre les différents corps de métier avant la réception dans le cadre d'une opération d'essai interdisciplinaire. Cela permet d'assurer un transfert ordonné et de parvenir à une exploitation du bâtiment stable sur le plan fonctionnel. 

Le contrôle continu des prestations de Facility Service est une tâche chronophage. Nous avons développé différents instruments et outils numériques pour le contrôle de la qualité ("Q-Controlling") des mandats de FM afin de simplifier ce processus. Ces outils permettent de mesurer, de suivre et de documenter en continu les prestations de service sur le plan qualitatif et financier. La collecte des données s'effectue selon un modèle défini.

À cette fin, nous développons des applications, des cockpits et des visualisations spécifiques et des application low code, dans le but de mettre à la disposition des utilisateurs, de manière interactive, toutes les informations et connaissances qui leur sont utiles. Ce sont eux qui déterminent les questions pertinentes et l'étendue individuelle de l'application. Cela permet d'accélérer les processus et d'améliorer la qualité des données.

Vous avez des questions ? Nos experts se feront un plaisir de vous aider.

Contactez-nous