Mit FM-Expertise und digitalen Kompetenzen zum betriebsoptimierten Bauwerk

• Definition der FM-Anforderungen
• Durchführung von Reviews der Planungsstände aus Sicht Betrieb
• Kalkulation und Optimierung der Betriebs- und Lebenszykluskosten
• Konzeption der für den Betrieb benötigten Daten und CAFM-Systeme
• Entwicklung des Betriebskonzepts und der Detailkonzepte
• Unterstützung beim Aufbau und der Implementierung der FM-Organisation
• Unterstützung bei der Übergabe des Bauwerks in den Betrieb

Nachhaltigkeitsüberlegungen und Digitalisierungsbemühungen prägen immer häufiger unseren Alltag. Bei der Bewirtschaftung des Gebäudeparks ist das auf vielen Ebenen spürbar: Wo bisher vor allem Effizienz und Kostenreduktion im Zentrum standen, gelten zunehmend auch Transparenz, Messbarkeit und Vergleichswerte als erfolgskritische Faktoren. Diesen Anforderungen aus dem Gebäudebetrieb muss bereits im Planungs- und Bauprozess Rechnung getragen werden, damit das Bauwerk nach der Fertigstellung problemlos in den Betrieb übergeben werden kann.

Als Bindeglied zwischen verschiedenen Rollen und Phasen kommt dem planungs- und baubegleitendem FM dabei eine Schlüsselrolle zu. Wir bieten dazu umfassende Leistungen in allen Bauphasen, von der Vorstudie, dem Vor- und Bauprojekt über das Bewilligungsverfahren, Ausschreibung, bis hin zum Ausführungsprojekt und der Inbetriebnahme. Einerseits beschäftigen wir uns mit der Optimierung des Bauwerks aus Betriebssicht, der Optimierung der Lebenszykluskosten und den Anforderungen an Nachhaltigkeit. Andererseits beraten wir Sie zu Fragestellungen mit Blick auf Daten und Systeme sowie zum Betrieb. Die Basis für unsere Flächen- und Kostenanalysen bildet dabei der FM Monitor, der grösste Facility-Management-Datenpool der Schweiz.

Ein Betriebskonzept bildet alle betriebsrelevanten Prozesse und die Leistungserbringung rund um die Bewirtschaftung einer Liegenschaft ab. Zum einen werden die Zuständigkeiten im kaufmännischen, technischen und infrastrukturellen FM definiert und zum anderen die zugehörigen Schnittstellen zwischen Nutzer:innen, Mieter:innen und allfälligen weiteren Parteien geregelt. Die digitale Transformation und die Anforderungen an die Nachhaltigkeit verändern den Immobilienbetrieb substanziell. Angaben zur Betriebsorganisation, zum Wartungsplan, zu Betriebskosten, zur Reinigung oder zum Abfallkonzept werden zunehmend ergänzt mit Fragestellungen rund um die zentrale Steuerung der Betriebsdaten oder die Verknüpfung verschiedener Systeme der Gebäudetechnik und der Betriebssysteme. Wir decken sowohl die «klassischen» als auch die datengetriebenen Inhalte ab und stellen sicher, dass Ihre betrieblichen Vorgaben im Planungs- und Bauprozess berücksichtigt werden.

Dabei haben Sie die Wahl, ob wir das Betriebskonzept in einem Dokument festhalten oder digital bereitstellen. Letzteres bietet einige Vorteile. So sind zum Beispiel der mobile Zugriff und eine intuitive Gestaltung möglich, Begrifflichkeiten können dank der Themensuche ohne Aufwand gefunden werden, die Mehrsprachigkeit ist gewährleistet, Genehmigungsworkflows können erstellt werden und vor allem: Bei künftigen Anpassungen der Prozesse oder Service Levels fällt der Aufwand ungleich geringer aus. 

In Ergänzung zum Betriebskonzept werden in der Regel ergänzende Konzepte benötigt. Sie beschreiben zum Beispiel übergeordnet wie ein Areal aus Sicht Logistik erschlossen ist oder wie in Kombination mit einem Zusammenschluss zum Eigenverbrauch (ZEV) die Energie- und Medienverrechnung erfolgt. Falls erforderlich erstellen wir Detailkonzepte, wie zum Beispiel Parkkonzepte, Entsorgungskonzepte oder Notfallkonzepte.

Auf Basis der im Betriebskonzept definierten Betriebsprozesse wird die Sourcing-Strategie festgelegt (Make-or-Buy). Werden die Leistungen mit internen Mitarbeitenden bewerkstelligt, müssen eine Betriebsorganisation konzipiert und die erforderlichen Ressourcen quantifiziert werden. Wir berechnen die erforderliche Anzahl Mitarbeitenden mithilfe des Kalkulationstools pom+quanto und unterstützen Sie beim Aufbau und der Implementierung einer effizienten und effektiven Betriebsorganisation. Erfolgt der zukünftige Gebäudebetrieb mit externen Leistungserbringer:innen, unterstützten wir Sie dabei, die Leistungen extern einzukaufen (FM-Ausschreibungen).

Um sicherzustellen, dass die Planung und Ausführung des Bauwerkes einen geeigneten Gebäudebetrieb ermöglichen, führen wir FM-Reviews durch. Dabei greifen wir auf eine datenbankbasierte Checkliste mit über 400 Prüfpunkten zurück. Sie gründet auf unseren Erkenntnissen aus mehr als 80 realisierten Projekten und wird ständig erweitert. Damit stellen wir sicher, dass alle Anforderungen und Standards erfüllt und Ihre Vorgabe umgesetzt werden.

Die Checkliste basiert auf dem Grundprinzip, dass jede betriebliche Anforderung immer an eine Fläche wie beispielsweise ein Meetingraum oder eine technische Anlage wie eine Lüftungsanlage gestellt wird. Jeder Prüfpunkt wird anhand der Attribute Objekttyp, Projektphase, Bewirtschaftungsprozess und Verantwortlichkeit (Bau oder Betrieb) referenziert. Die Prüfung findet normalerweise am Ende der Vor- und Bauprojektphasen statt. Die FM-Review des Planungsstandes findet dann mittels der für das spezifische Projekt erstellten Checkliste statt.

Die integrale Betrachtung von Immobilien setzt einen ganzheitlichen Blick auf die Kosten voraus. Die Ermittlung und Bewertung der «Life Cycle Costs»  (LCC) und Betriebskosten geniesst in unseren pbFM-Mandaten darum eine hohe Priorität. Um die Kosten ganzheitlich abzubilden, verwenden wir eine Reihe von Methoden und Datenpools wie zum Beispiel den Life Cycle Cost Calculator, das Kalkulationstool pom+quanto oder Benchmarks aus dem FM Monitor.

Immobiliendaten werden für Organisationen immer wichtiger. Sie ermöglichen zum Beispiel, die Nachhaltigkeit eines Gebäudes zu bestimmen, Prozesse zu automatisieren, Muster zu identifizieren, Vorhersagen zu treffen oder Zusammenhänge aufzuzeigen.
Das setzt voraus, dass die relevanten Daten im Betrieb vorhanden sind und in den IT-Systemen gepflegt werden. Die datenspezifischen Anforderungen müssen darum schon vor Baubeginn eingebracht und pro Prozess oder Use Case definiert werden.

Wir unterstützen Sie bei der Erhebung und Formulierung Ihrer Anforderungen und stellen sicher, dass sie datenschutzkonform sind. Bei Bedarf unterstützen wir sie auch bei der Entwicklung einer übergeordneten Datenstrategie, bei Fragestellungen zu Data Governance oder im Datenmanagement.

Die Inbetriebnahme von grossen Gebäuden ist eine Herausforderung. Das liegt an der zunehmenden Komplexität der Zusammenhänge und die Verschmelzung der Gewerke. Häufig wird die Phase der Inbetriebnahme unzureichend geplant, die Zeit wird zu knapp bemessen oder Bauverzögerungen sollen durch die Verkürzung der Inbetriebnahme aufgefangen werden. Doch für eine reibungslose Übergabe in den Betrieb ist ein methodisches, strukturiertes Vorgehen erforderlich. Nur so kann garantiert werden, dass das Zusammenspiel von baulichen, gebäudetechnischen und betrieblichen Abläufen rechtzeitig und zielgerichtet erkannt und gesteuert werden kann.

Wir begleiten Sie in der Übergangsphase zwischen Ausführung und Inbetriebnahme, indem wir die gewerkübergreifenden Abhängigkeiten vor Abnahme im Rahmen eines interdisziplinären Probebetriebs planen, begleiten und dokumentieren. So kann eine geordnete Übergabe sichergestellt und ein funktionsstabiler Gebäudebetrieb erreicht werden.

Die kontinuierliche Überprüfung der Facility Services ist eine zeitintensive Aufgabe. Wir haben verschiedene digitale Instrumente und Hilfsmittel zur Qualitätskontrolle («Q-Controlling») von FM-Mandaten entwickelt, um diesen Prozess zu vereinfachen. Damit lassen sich die Dienstleistungen qualitativ und monetär kontinuierlich messen, verfolgen und dokumentieren. Die Datensammlung erfolgt dabei nach einer definierten Vorgabe.

Zu diesem Zweck entwickeln wir spezifische, benutzerfreundliche Low Code Apps, Cockpits und Visualisierungen mit dem Ziel, den Nutzerinnen und Nutzern alle für sie relevanten Informationen und Erkenntnisse interaktiv zu Verfügung zu stellen. Sie bestimmten dabei die relevanten Fragestellungen und den individuellen Umfang der App. So lassen sich Prozesse beschleunigen und die Datenqualität verbessern.

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