FM-Leistungen professionell beschaffen und standardisiert ausschreiben
Für die Sicherstellung des Gebäudebetriebs ist die Auswahl der richtigen Dienstleister:innen und Systeme essenziell. Wir unterstützen Sie bei der Ausschreibung Ihrer FM-Mandate und CAFM-Systeme und begleiten Sie auch nach Vertragsunterzeichnung bei der Implementierung.
Unsere Leistungen
- Definition des FM-Leistungsumfang und der Ausschreibungsvariante
- Erstellung der Submissionsunterlagen
- Erstellung der Bewertungsmatrix
- Durchführung der Ausschreibung inkl. Angebotspräsentationen und Angebotsrunden
- Aufsetzung von Verträgen
- Definition von KPIs und Messgrössen
- Erstellung von Auditberichten
- Ausschreibung und Implementierung von CAFM-Systemen
Im Abgleich mit Ihrer Make-or-Buy-Strategie legen Sie in Ihrem Betriebskonzept fest, welche Leistungen Sie extern einkaufen. Wir begleiten Sie bei der Ausschreibung der definierten Leistungen, unabhängig davon, ob sie die Tätigkeitsbereiche wie Empfang, Reinigung, Service Point und Helpdesk oder Wartung und Betreuung der Haustechnik einzeln oder gesammelt vergeben wollen.
Dabei stützen wir uns auf das Prozess- und Leistungsmodell im Facility Management (ProLeMo) und erstellen eine Unternehmerliste, ein Pflichtenheft und eine Bewertungsmatrix. Wir sichten und bewerten die eingehenden Angebote, vergleichen diese mit den Referenzwerten aus unserem Datenpool und nehmen Ihnen sämtliche Formalitäten und administrative Projekttätigkeiten ab. Ausserdem stellen wir sicher, dass nach Vertragsabschluss keine Diskussionen über den Leistungsumfang erforderlich sind.
In einem letzten Schritt kümmern wir uns um das Onboarding der ausgewählten Dienstleistungsunternehmen. Dabei stellen wir sicher, dass ein stringentes Implementierungskonzept erstellt wird, welches den zeitlichen Ablauf der Leistungsaufnahme sowie die Schnittstellen und Verantwortlichkeiten während der Implementierungsphase festlegt. Ergänzend definieren wir die (digitalen) Hilfsmittel und Controllinginstrumente, führen Befragungen durch und erstellen auf Wunsch auch Auditberichte. Damit kann sowohl im Onboarding-Prozess wie auch im ordentlichen Betrieb die Führung und Kontrolle der externen Dienstleister:in gewährleistet und damit die Qualitätssicherung im Gebäudebetrieb sichergestellt werden.
CAFM-Ausschreibungen
Mit der maschinenlesbaren Abbildung von betriebsseitig relevanten Daten sparen Sie sich aufwendige, manuelle Prozesse bei der Übernahme der Bauwerkdokumentation in die CAFM-Systeme. Wir helfen Ihnen dabei, die relevanten Datenanforderungen an das CAFM-System zu definieren und skizzieren die technische Umsetzung der BIM-Anwendungsfälle. Bei Bedarf übernehmen wir für Sie die Ausschreibung von CAFM-Systemen, evaluieren den Funktions- und Leistungsumfang der jeweiligen Anbieter:innen, empfehlen eine passende Software und unterstützen Sie bei der Produkteinführung.
Haben Sie Fragen? Unsere Expertinnen und Spezialisten helfen gern.